Consejos prácticos en la producción de eventos

 

• Busca el balance en la programación y haz todo lo que sea necesario para dejar al gigante de la monotonía fuera de tu organización.
• Si trabajas con adolescentes, busca dinámicas que impliquen actividad física y movimiento ayuda a los adolescentes a descargar su energía de manera positiva y después estar más receptivos en la reflexión.
• Cuando invites a alguien a enseñar (conferencista) asegúrate de que sabe de cuanto tiempo dispone p la enseñanza. Además, inventa un método para comunicar el conferencista cuando solo le queden 10 minutos!
• Involucra a otros en la preparación logística del lugar. (Si muchos jóvenes colaboran el salón puede quedar acomodado en pocos minutos).
• La iluminación del local es importante para crear el ambiente en general, no descuides este elemento y aprovéchalo al máximo.
• Un proceso definido y práctico para demostrar lo importantes que son quienes asisten al evento es fundamental si queremos generar un ambiente de intgeración.
• Involucra a gente a participar en la planificación y desarrollo de la reunión. Muchas veces las personas están dispuestas a ayudar y lo único que necesitan es un pequeño "empujón".
• Si el local es demasiado grande, no pongas todas las sillas desde el inicio de la reunión. Pon siempre menos sillas que la gente que esperas. Ver muchas sillas vacías crea un ambiente disperso. Es mejor que pidas a unas cuantas personas que te ayuden a poner sillas conforme los demás van llegando.
• Uno de los desafíos más grandes del productor del evento es aprender a manejar bien el tiempo! Siempre es bueno hacer un cronograma detallando las actividades, los responsables y el tiempo que se empleara en la realización (no te olvides de incluir tiempo para las transiciones), sin embargo también debes ser sensible a como se va desarrollando la actividad "en vivo" y saber adaptar el programa a las necesidades del momento. Justamente por eso empecé diciendo que es un desafío!
• Trata de delegar la mayor cantidad de asuntos operativos a otras personas, de esa manera tu estarás disponible y accesible la mayor cantidad del tiempo y estarás disponible para relacionarte con los participantes y/o para resolver cualquier imprevisto.
• Un video cómico alusivo al tema del evento es siempre un excelente recurso didáctico y como transición antes de que el expositor pase al frente.
• Aclara las expectativas de colaboración a tu equipo de trabajo antes del evento. Eso te evitara tener que explicando ese mismo día.
• Selecciona la música que vas a usar con anterioridad. La música (y el volumen) es en buena parte responsable del ambiente que se genera.
• Intenta no hacer dinámicas simplemente por hacer o por llenar el tiempo, dales un significado relevante y busca que tengan conexión con el tema del evento.
• Si realizas eventos periódicos con un mismo grupo, es excelente si puedes tomar fotos de las actividades y cada semana presentar un pequeño "corto" de la actividad de la semana pasada! A la mayoría de gente le gusta salir en "la pantalla" por unos segundos! De esa manera puedes recordar buenos momentos a los asistentes regulares y crear expectativas positivas para quienes asisten por primera vez!
• Cuidado!!! Cuando pidas artístico (teatro por ejemplo) que participen de tu evento asegúrate de verlo tu primero! Recuerda que TODO lo que se haga dentro de la reunión debe tener un propósito bien definido, por lo tanto, asegúrate de que la participación artística "apunta" al propósito del evento y que el enfoque es el correcto.
• Aprende a delegar! Es un proceso de varias etapas pero si te tomas el tiempo para hacerlo te sorprenderás de lo bien q funciona y lo importante q es ejercitar ese arte! Estos son los pasos propuestos: 1. Yo hago, tu ves. 2. Yo hago, tu haces (juntos) 3. Yo veo, tu haces
• Es impresionante el ambiente que puedes crear con una buena decoración! Vale la pena que inviertas tiempo y dinero en eso ya que ayuda a "disfrazar" hasta un local "muerto, frío y pálido" en un lugar "vivo, caluroso y lleno de vida".
• Es genial un grupo de músicos “jamiando” en vivo mientras la gente pasan y en medio de las dinámicas.
• Busca un título y un slogan creativo para tus eventos, intenta que generen curiosidad, expectativas y que sean llamativos.
• La música que pongas tiene un impacto importante en el ambiente de la reunión! Puedes hacer que los cuerpos de los participantes revienten de adrenalina o que una lágrima corra x su mejilla, por lo tanto sé cuidadoso al escoger el tipo de música q vas a poner en los diferentes momentos de la actividad! (Atención: No estoy hablando de manipulación, pero sí de generar un ambiente intencionado)
• No te olvides de animar a la gente de tu equipo de trabajo. Busca periódicamente una buena razón para felicitar a alguien, de esa manera mantendrás a tus colaboradores motivados y sabrán q son importantes dentro del equipo!
• Busca y desarrolla buenos anfitriones! Ellos son los responsables de la gran mayoría del ambiente que se genere en el evento! Ten una lista con todas las personas posibles e invítalos con tiempo a dirigir las reuniones tomando en cuenta su personalidad y habilidades y el tipo de ambiente que quieres crear en la reunión.
• Incluir un testimonio bien enfocado puede ser un excelente aporte dentro de la reunión. Para un chico o chica que llega por primera vez es muy diferente ver a un adulto desconocido hablando de “cosas raras” al frente que ver a un adolescente, como el o como ella, contando lo que ha experimentado por sí mism@.
• Fomenta la competencia sana, eso hará que el nivel de entusiasmo y adrenalina suba y pondrá mucha energía en la reunión.
• Se auténtico sea lo que sea que hagas. Nunca trates de aparentar algo q no eres. La hipocresía es LO PEOR especialmente si trabajas con adolescentes y jóvenes. Ellos no necesitan de personas perfectas que solamente les muestren el camino correcto sino de personas verdaderas, auténticas y confiables que los amen y que caminen junto a ellos.
• No pierdas oportunidades para felicitar a quienes hacen las cosas bien. Si lo haces de corazón y con sinceridad jamás estará de más un agradecimiento, reconocimiento, carta, diploma o un simple abrazo. Muchas veces caemos en la rutina y olvidamos el impresionante poder de animar a quienes están a nuestro lado! No dejes de hacerlo!
• Si te reúnes siempre en el mismo lugra, en la medida de lo posible, cambia la decoración y distribución de las cosas (sillas, tarima, frente..) del salón donde te reúnes con los adolescentes y jóvenes. Eso ayuda a "refrescar" el ambiente y mantenerlo atractivo.
• Capacita y/o consigue diferentes anfitriones para tus eventos, de esa manera añadirás variedad a las reuniones y lograras que sean diferentes.

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